1. Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema2 og sendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og innen 1 måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt.
2. Forskudd3 på utgifter til reisen kan anvises. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke anvises før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp.
3. Hvis regning for reiser som det er mottatt forskudd for, ikke er innlevert før fristens utløp, kan forskudd helt eller delvis kreves tilbakebetalt4. Dette gjøres enten kontant eller gjennom avtale om trekk i lønn.
4. Har ikke arbeidstakeren selv utgifter som skal dekkes etter denne særavtale, skal arbeidstakeren oppgi i reiseregningen hvem som har dekket utgiften. Arbeidstakeren som har dekket (hele) regningen5, anfører på sin reiseregning hvem regningen gjelder for.
Departementets kommentarer:
2)
For virksomheter som ikke har et eget system, benyttes elektronisk reiseregning (www.reiseregningen.no) eller andre godkjente skjemaer.
Etter § 1 nr. 2 skal samtykke til å foreta reiser for statens regning innhentes før reisen finner sted. En reise foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereise når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen eller på annen måte godkjent reisens formål. Det samme gjelder enkeltstående utgifter påløpt under reisen som ikke er godkjent av arbeidsgiver på forhånd. På reiseregningen eller i vedlegg til denne, skal det i slike tilfelle gis begrunnelse for nødvendigheten av reisen der denne ikke klart fremgår av reisens formål.
Dato og klokkeslett for når tjenestereisen begynte og når den ble avsluttet, spesifiseres på reiseregningen. Er det andre personer med i bilen, skrives navnene opp under anmerkningsrubrikken. Vedkommende skriver på sin reiseregning navnet på den som kjørte.
Krav som leveres etter 3 år, foreldes.
3)
Arbeidstakeren skal levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene før forskudd kan gis. Se også skattebetalingsforskriften § 5-6-13 (2).
Dersom flere skal reise sammen (gruppe), kan en person ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen.
Forskudd skal grovt anslått dekke de totale utgifter til reisen. Det kan ikke innføres ordninger som fratar arbeidstakeren retten til å ta ut reiseforskudd.
De som får dekket årsavgift for kredittkort, kan normalt ta ut et forskudd til eventuelle tilleggsutgifter til transport samt inntil 25 % av det som tilsvarer nattillegg og kostgodtgjørelse for reisen, jf. § 14 note 1.
4)
Avtale om tilbakebetaling av forskudd skal inngås skriftlig senest ved utlevering av forskuddet.