Det skal føres lokale forhandlinger dersom nærmere bestemte vilkår er oppfylt, jf HTA pkt. 2.3.3.1.
FAD fastsetter på hvilke forhandlingssteder det kan føres lokale forhandlinger, jf HTA pkt. 2.3.2 og Vedlegg 2 til HTA.
Forut for de lokale forhandlingene skal det gjennomføres et forberedende møte, jf HTA pkt. 2.2.4. Det skal føres referat fra det forberedende møtet. Dersom ikke annet er avtalt lokalt, skal de lokale forhandlinger gjennomføres slik pkt. 2.2.4 angir.
Partene kan lokalt føre forhandlinger på særlige grunnlag etter bestemte vilkår, se HTA pkt. 2.3.4.
Etter HTA pkt. 2.3.4.1 bokstav a kan det føres forhandlinger lokalt dersom det har skjedd vesentlige endringer i de forhold som er lagt til grunn ved fastsetting av arbeidstakerens lønn. Dette innebærer at en må vurdere forskjellen i arbeidstakerens arbeid og ansvar på kravstidspunktet og på et tidligere tidspunkt.
Utgangspunktet for vurderingen er det tidspunktet arbeidstakeren fullt ut oppfylte de krav som settes til alminnelig utføring av vedkommendes stilling. En må derfor se bort fra den perioden da arbeidstakeren fikk opplæring i stillingen.
Stillings- eller lønnsopprykk som arbeidstakeren har fått ved 2.3.3 forhandlinger avskjærer ikke partene fra å fremme nye krav.
Det er ikke tilstrekkelig grunnlag for å bruke bestemmelsen at en arbeidstaker har fått nye oppgaver. Det skjer for de fleste arbeidstakere. Det avgjørende er at arbeidstakeren får oppgaver som ligger kvalitativt på et høyere nivå enn tidligere.
I tillegg må de oppgaver som er kvalitativt forskjellige fra tidligere ha et omfang som gjør endringen vesentlig. De bør utgjøre en stor del av arbeidstakerens arbeidsdag. Kravet om vesentlig endring går derfor både på arbeidsoppgavenes nivå og omfang.
I pkt. 2.3.4 Særlig grunnlag er det tatt inn et nytt nr 1 c. Bestemmelsen åpner for forhandlinger der det er gjennomført omorganiseringer/organisatoriske endringer hvor to eller flere virksomheter har fusjonert og hvor det som følge av dette har oppstått ubegrunnede lønnsforskjeller. Forhandlinger betinger dekning på virksomhetens budsjett. Forhandlinger gjennomføres så snart som mulig etter at endringen har funnet sted.
Det sentrale mål med lønnssystemet er å gjøre det mulig å rekruttere, utvikle og beholde kvalifiserte og motiverte medarbeidere. Staten søker arbeidskraft i det samme markedet som arbeidslivet ellers. Rammene for statlig virksomhet forskyves og grenseganger mellom offentlig og privat virksomhet mykes opp. Slike forhold tilsier at det ikke er hensiktsmessig med for store forskjeller i lønnsnivå mellom offentlig og privat sektor. Lønnssystemet må legge til rette for utvikling og oppbygging av arbeidstakernes kompetanse og være et virkemiddel til bedre resultatoppnåelse i den enkelte virksomhet.
Lønnssystemet utvikles i spenningsfeltet mellom motstridende normer og verdier – og mellom de ulike interesser som ivaretas av arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene. Det vil også kunne være interessemotsetninger mellom enkelte av organisasjonene.
Lønnssystemet gir virksomhetene et godt grunnlag for å føre en helhetlig personal- og lønnspolitikk både ved tilsetting og ved lokale forhandlinger. Virkemidlene er regulert i Hovedtariffavtalen i staten (f.eks. innplassering ved tilsetting, endring av lønn ved forhandlinger, omgjøring av stilling mv.).
Som overordnet statlig arbeidsgiverorgan, er det en sentral oppgave for FAD å initiere og fremme en statlig lønnspolitikk som stimulerer til utvikling og resultatoppnåelse. Etablering av en lokal lønnspolitikk i den enkelte virksomhet er prioritert fra partenes side.
Statens lønnssystem forutsetter at partene lokalt har en egen lokal lønnspolitikk. Hovedtariffavtalen inneholder noen av de retningslinjer om lokal lønnspolitikk som de sentrale avtalepartene har blitt enige om, jf HTA pkt. 2.3.1.
Det finnes ingen fasitsvar på hva innholdet i den lokale lønnspolitikken skal være. De lokale parter må selv avgjøre hva som er mest hensiktsmessig ut fra lokale forhold og behov. Partene sentralt har anbefalt at den lokale lønnspolitikken må:
– sees i sammenheng med virksomhetens overordnede mål og strategier,
– være en integrert del av virksomhetens personalpolitikk,
– utøves på flere områder bl.a. ved rekruttering, utvikling og ved lokale forhandlinger,
– være mest mulig konkret, enkel å ta i bruk og enkel å praktisere. Den må ikke være en samling honnørord uten veiledning om hvilken retning man vil gå. Det er viktig at den inneholder klare mål, og i tillegg gir ledelsen og de tilsatte oversikt over hvilke tiltak som skal brukes for å oppfylle målene,
– være nedfelt skriftlig og kjent blant de ansatte.
De enkelte virksomhetene/forhandlingsstedene har ulik størrelse, stillingsstruktur og arbeidsoppgaver. Utformingen og bruken av den lokale lønnspolitikken må derfor bli forskjellig. Det er viktig at partene lokalt finner fram til praktiske og gode arbeidsformer, slik at lønnspolitikken kan utøves på en konstruktiv og effektiv måte.
Endringer i virksomhetsplanene vil kunne medføre endringer i den lokale lønnspolitikken. Den lokale lønnspolitikken må derfor tas opp til justering i forbindelse med virksomhetens ordinære planarbeid.
Lønnspolitikken skal utformes av den lokale arbeidsgiver og de berørte tjenestemannsorganisasjoner i fellesskap. Dersom partene ikke kommer fram til enighet, kan ikke de tillitsvalgte kreve voldgift – og arbeidsgiver kan ikke bruke sin styringsrett. Arbeidsgiver er ansvarlig for at arbeidet settes i gang, og for at det settes av ressurser slik at det kan bli en effektiv fremdrift i arbeidet.
Den lønnspolitikken som partene utvikler skal danne fundamentet både for de fremtidige forhandlinger i virksomheten, og for lønnsfastsetting ved tilsetting.
Det enkelte departement fører forhandlinger for eget område (dvs. for departementet selv og underliggende virksomheter) hvor ikke annet er fastsatt. Det er FAD som fastsetter hvilke virksomheter som skal få delegert fullmakt til å føre lokale forhandlinger etter drøftinger med hovedsammenslutningene. Disse skal være klare før forhandlingene om ny hovedtariffavtale er avsluttet. Forhandlingsstedene fremgår av Vedlegg 2 til Hovedtariffavtalen.
En forutsetning for at en virksomhet skal få opptre som eget forhandlingssted, er en godt utbygget personaladministrasjon og et budsjett- og økonomisystem som gjør at det til enhver tid er god oversikt og styring over virksomhetens utgifter.
Enkelte virksomheter har etablert interne/eksterne nettverksgrupper for ansatte som arbeider med lønns- og personalspørsmål. Nettverkene er etablert for å utveksle erfaringer og få nye ideer i arbeidet. Erfaringene fra de virksomheter som deltar i slike nettverksgrupper er positive. Nettverksgruppene kan utgjøre et forum for oppfølging og videreføring av arbeidet med lokal lønnspolitikk.
De sentrale partene anbefaler at arbeidsgiver minst en gang årlig legger frem lønns- og personalstatistikk. Statistikken bør legges frem til drøfting på det forberedende møtet som skal gjennomføres før de årlige lokale forhandlingene starter, jf HTA pkt. 2.3.1. Hva personal- og lønnsstatistikken skal inneholde, må bli opp til partene lokalt å avgjøre ut fra hvilke behov virksomhetene har. Eksempel på slik personal- og lønnsstatistikk kan være:
– lønnsnivå og lønnsutvikling for de ulike stillingsgruppene, totalt og fordelt på kjønn,
– turnover (Definisjon: Med turnover forstår partene at når en arbeidstaker sier opp og slutter i sin stilling i virksomheten, og begynner i en ny stilling i en annen virksomhet, og stillingen blir besatt av en ny arbeidstaker.),
– naturlig avgang.
Dersom fremlegging av tallmateriale/statistikk blir innarbeidet i virksomhetene som en årlig rutine, vil det bidra til å øke bevisstheten omkring utviklingen av personal- og lønnspolitikken.
Lønnsstatistikken kan være et hjelpemiddel til å avdekke lønnsforskjeller mellom kvinner og menn, og kan også bidra til å intensivere likelønnsarbeidet.
Krav om forhandlinger skal fremsettes skriftlig til det enkelte forhandlingssted. Når forhandlinger kreves opptatt, skal arbeidsgiver skriftlig varsle alle forhandlingsberettigede organisasjoner i forhandlingsområdet.
Imøtekommelse av en organisasjons ønske om å være til stede og følge forhandlingene som observatør istedenfor som part i forhandlingene, må være betinget av forhandlingspartenes samtykke. Dette må avklares før forhandlingene begynner og skal fremgå av protokollen.
For øvrig vil FAD understreke at tjtvl. § 2 pålegger partene en forhandlingsplikt, og at denne forhandlingsplikten etter departementets mening også gjelder i tilfeller hvor det blant dem arbeidsgiver har reist krav for finnes uorganiserte. Hvis samtlige berørte organisasjoner neglisjerer forhandlingsplikten etter tjtvl. § 2 ved for eksempel å avstå fra å inngå i forhandlinger innen fristene fastsatt i HTA pkt. 2.2.4, må organisasjonene i tilfelle være forberedt på at lønnsendringer mv. da vil kunne bli fastsatt administrativt.