Skillet mellom de stillinger som er embeter og de øvrige tjenestemannsstillinger er stort sett tradisjonsbestemt. Definisjonen av embetsmann finnes i tjml. § 1 nr. 2 som lyder:
«Med «embetsmann» menes den som er utnevnt av Kongen og gitt bestalling som embetsmann, eller den som er konstituert av Kongen i et embete.»
Hvilke stillinger som skal være embeter vil ofte gå frem av lov, jf også Grl. § 22. For øvrig vil det være opp til det enkelte fagdepartement å avgjøre om en stilling skal være embete eller tjenestemannsstilling.
Ansvars- og arbeidsområdet er ikke avgjørende for spørsmålet om det skal være embete eller tjenestemannsstilling, idet en har en rekke viktige, høyt lønte stillinger i staten som ikke er embeter, jf f.eks. stillingen som administrerende direktør for Jernbaneverket.
Fast tilsetting og åremålstilsetting av en embetsmann (utnevning) kan bare foretas av Kongen i statsråd. Dette er fastsatt i Grunnloven § 21. Innstilling til Kongen om hvem som skal utnevnes, gis av statsråden i det departement vedkommende embete hører under. Nærmere bestemmelser om hvem som eventuelt skal avgi uttalelse før innstillingen avgis, vil ofte være fastsatt ved reglement for vedkommende etat eller fagadministrasjon, jf tjml. § 4 nr. 1 og personalreglement for departementene, § 10. Se for øvrig SPH pkt. 2.4.8.2 om anvisning av lønn til embetsmenn.
Embetsmenn kan utnevnes på åremål der hvor lovgivningen eksplisitt gir hjemmel for det, jf SPH pkt. 2.2.8.1.
Når et embete bare skal besettes midlertidig, foretas tilsetting ved konstitusjon i statsråd jf tjml. § 3 nr. 1. Dersom et embete helt kortvarig er ledig, kan vedkommende departement midlertidig konstituere en tjenestemann i embetet, (såkalt departementskonstitusjon).