Søk i Statens personalhåndbok
Detaljert søk
Taushetsplikt – instruks/lov
Saksbehandlingen i innstillings- og tilsettingsråd skal følge fvl. § 13 når det gjelder spørsmålet om taushetsplikt. I forbindelse med tjenestemennenes representasjon i innstillings- og tilsettingsråd har det oppstått spørsmål om disse kan søke råd hos sine tillitsvalgte/styrer.
Justisdepartementet har nærmere presisert de aktuelle lovregler:
Instruksfestet taushetsplikt
Taushetsplikt – medlemmer av innstillings- og tilsettingsråd
«Medlemmer av innstillings- og tilsettingsråd er undergitt taushetsplikt etter fvl. § 13. De kan også være underlagt instruksfestet taushetsplikt som kan gå ut over det som er nevnt i § 13. Det kan imidlertid ikke uten videre instruksfestes taushetsplikt om forhold som etter loven er unntatt fra taushetsplikten. Det kan heller ikke instruksfestes taushetsplikt om forhold som etter offentlighetsloven er offentlige, f.eks. søkerlisten, jf. offl. § 25 andre ledd.
Personlige forhold – taushetsplikt
I forbindelse med behandlingen i innstillings- og tilsettingsrådet er det særlig opplysninger om «noens personlige forhold» som må vurderes i forhold til taushetspliktreglene. Men også andre opplysninger kan være aktuelle, f.eks. opplysninger som i kraft av sikkerhetsinstruks er belagt med taushetsplikt.
Som typiske eksempler på «noens personlige forhold» kan nevnes opplysninger om slektskaps-, familie- og hjemforhold, fysisk og psykisk helse, karakter og følelsesliv.
Opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted regnes ikke som opplysninger om personlige forhold, med mindre de røper et klientforhold som må anses som personlig.
Opplysninger om den enkeltes utdannelse og arbeid, herunder eksamenskarakterer eller annet resultat av utdannelse, er som utgangspunkt ikke å anse som «personlig forhold» og dermed ikke underlagt taushetsplikt.
Partsoffentlighet – taushetsplikt
Taushetsplikt – partsoffentlighet
En del av de opplysninger som i følge fvl. § 13 er belagt med taushetsplikt, er etter fvl. § 18 partsoffentlige. Selv om opplysninger er partsoffentlige innebærer ikke dette at representanter i innstillingsrådet kan gå til sine tillitsvalgte/styrer med de samme opplysninger. Dette vil ikke kunne regnes som et ledd i den ordinære saksbehandlingen. Taushetsplikten gjelder ikke overfor sakens parter, jf. fvl. § 13 b nr. 1. Partene er imidlertid selv underlagt taushetsplikt om slike opplysninger, jf. § 13 b annet ledd.
De øvrige medlemmer av innstillings- og tilsettingsråd er på samme måte bundet av forvaltningslovens taushetspliktsregler, og kan ikke gå lenger med slike opplysninger enn det som følger av den ordinære saksbehandling i organet.
Taushetspliktsbrudd – straffeansvar
Det vises her til at overtredelse av taushetsplikt også er straffbar etter straffeloven § 121 første ledd som lyder:
«Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller fengsel inntil 6 måneder.»
Behandling av søknader
Virksomhetens personalreglement vil inneholde bestemmelser om prosedyren for behandling av tilsettingssaken, se nærmere SPH pkt. 2.4.5. Et innstillings- og tilsettingsråd er et særskilt forvaltningsorgan som er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet og taushetsplikt. FAD minner om at innstillings- og tilsettingsrådets oppgave er å velge den best kvalifiserte. Verken tjenestemannsrepresentantene eller administrasjonens medlemmer i innstillings- og tilsettingsråd kan instrueres fra organisasjonene eller overordnede med hensyn til den skjønnsutøvelse de skal foreta ved tilsettingen. Kvalifikasjonsprinsippet, som er en særlig norm for tilsetting i det offentlige, har lovs rang, se nærmere under SPH pkt. 2.4.2.
Kvalifikasjonsprinsippet – unntak
Det er ellers gjennom tjml. forskrift § 5 nr. 2 gitt adgang til tidsbegrenset tilsetting av vitenskapelig personale ved universitet eller høgskole dersom det ikke har meldt seg klart kvalifisert søker. Tilsvarende hjemmel er gitt for tidsbegrenset tilsetting av sykepleiere og hjelpepleiere i tjml. forskrift § 4.
Kommer søkeren fra en annen statsetat der det ikke har vært mulig å føre vedkommende over i annet arbeid, skal saken behandles etter reglene i forskriftenes § 7 nr. 7. Dersom søkeren ber om det, skal innstillingsmyndigheten gjøre henvendelse til lege, offentlig eller privat institusjon for at slike opplysninger som søkeren mener er viktige for seg, kan bli lagt fram. I tilfelle det foreligger søknader fra fortrinnsberettigede (enten tidligere arbeidstakere i virksomheten som har fratrådt eller eksterne) og virksomheten ønsker å tilsette en annen, skal saken sendes tilsettingsrådet for overtallige i staten, jf. tjml. forskrift § 8 nr. 2.
Aml. § 13 – 4 fastslår at som hovedregel må arbeidsgiver ikke i utlysningen eller på annen måte kreve at søkerne skal gi opplysninger om seksuell orientering, hvordan de stiller seg til politiske spørsmål, eller om de er medlemmer av lønnstakerorganisasjoner. Arbeidsgiver må heller ikke iverksette tiltak for å innhente slike opplysninger på annen måte. Arbeidsgiver må heller ikke i utlysningen eller på annen måte be om at søkerne opplyser om hvordan de stiller seg til religiøse eller kulturelle spørsmål. Om unntak fra forbudet, jf. diskrimineringsloven § 7 andre ledd.
Tilsetting – konferanse/intervju
Offentlighet for søkerlister
Offentlig søkerliste – frist for utarbeidelse
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), LOV 2006-05-19-16, § 25 andre ledd bestemmer at søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal, foruten søkernes navn, inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune.
Denne søkerlisten er offentlig og skal etter offl. § 3, være tilgjengelig hos vedkommende forvaltningsorgan. Stortingets ombudsmann for forvaltningen har uttalt i sak 95/1535 at forvaltningsorganet plikter å påbegynne arbeidet med utarbeidelsen av den offentlige søkerlisten før utløpet av søknadsfristen, og at søkerliste normalt bør foreligge ca. 2-3 virkedager etter søknadsfristens utløp.
Offentlig søkerliste – unntak/forespørsel om konfidensiell behandling
Offl. § 25, andre ledd, tredje punktum lyder:
«Det kan likevel gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det. Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga. I utlysinga skal det gjerast oppmerksam på at opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført opp på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teke til følgje, skal søkjaren varslast om dette. Det skal gå fram av søkjarlista kor mange søkjarar det har vore til stillinga, og kva kjønn dei har.»
Forvaltningsorganene har dermed en adgang, men ikke en plikt, til å unnta opplysninger om en søker fra offentlighet. Det må, i lys av meroffentlighetsprinsippet i offl. § 11, foretas en konkret og reell vurdering av anmodninger fra søkere om å bli unntatt fra søkerlisten, opp mot de hensyn som taler for offentlighet. Sivilombudsmannen har i den forbindelse uttalt at terskelen for å unnta søkernavn fra offentlighet heves dersom det er tale om stillinger av særlig offentlig interesse.
Ved behandlingen av loven i Stortinget, ble det fra komitéen uttalt at det ikke bør opplyses i utlysningsteksten at søker kan velge om navnet skal føres på den offentlige søkerlisten. Det ble videre uttalt at dersom et forvaltningsorgan antar at det vil bli aktuelt å benytte adgangen til meroffentlighet, bør dette gjøres kjent for de aktuelle søkerne før søknadsfristen går ut.
Offentlig søkerliste – konsulentbistand
Flere statlige organer søker bistand hos private konsulenter/konsulentfirmaer i forbindelse med utlysning av stillinger, da særlig ved utlysning av lederstillinger.
Konsulentens bistand kan bestå i annonsering, finne fram til aktuelle søkere og ta imot og vurdere søknadene etter søknadsfristens utløp. Bruk av private konsulenter får konsekvenser for anvendelsen av offl. § 25 andre ledd. Som nevnt ovenfor fastsetter offl. § 3 at søkerlisten skal være tilgjengelig hos vedkommende forvaltningsorgan.
I rundskriv G 153/87 fra Justisdepartementet uttales det blant annet:
«Forvaltningsorganer som engasjerer private konsulentfirmaer i forbindelse med tilsettinger har plikt til å sørge for at søkerliste er tilgjengelig for innsyn snarest etter søknadsfristens utløp. Dette kan gjøres enten ved at det settes som vilkår overfor vedkommende firma at offentligheten skal få innsyn der, eller ved at firmaet forplikter seg til snarest etter søknadsfristens utløp å stille til forvaltningsorganets rådighet alle opplysninger som er nødvendige for å kunne sette opp søkerliste.»