Midlertidig tilsetting i et ledig embete eller i en ledig stilling skal som hovedregel ikke skje. Unntak er gjort for embetsmenn i § 3 nr. 1 første ledd bokstavene a, b og c og i tredje ledd. For tjenestemenn finnes unntak i § 3 nr. 2 bokstavene a til f, jf. ovenfor i SPH pkt. 2.2.4.
En tjenestemann som bare trengs for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt oppdrag, kan tilsettes midlertidig etter tjml. § 3 nr. 2 bokstav a. Det er på tilsettingstidspunktet at arbeidsgiver må vurdere om lovens vilkår er oppfylt. Dersom arbeidsgiver, etter et forsvarlig skjønn, på dette tidspunkt må anta at arbeidsoppgavene vil være avgrenset, enten tidsmessig eller oppdragsmessig, så vil midlertidig tilsetting kunne foretas. Om forholdene senere skulle endre seg, vil ikke det medføre at det opprinnelige tilsettingsvedtaket må betraktes som ulovlig. Det er intet i veien for at en tjenestemann kan tilsettes for en lengre periode enn fire år, dersom det tidsbegrensede arbeidet på ansettelsestidspunktet antas å vare noe ut over fire år. Vedkommende vil imidlertid kunne opparbeide sterkt stillingsvern etter mer enn fire års tilsetting.
Tjenestemannsloven gjelder også for vikarer. For visse områder er det likevel gitt særregler, delvis er det fellesregler for alle korttidstilsatte, delvis er det særregler for vikarer.
I tjml. § 3 nr. 2 bokstav c defineres en vikar som en midlertidig tilsatt tjenestemann som skal «gjøre tjeneste i stedet for en annen».
Det er ikke nødvendig å presisere hvilken person det vikarieres for. Vikariater kan f.eks. være aktuelle ved midlertidig ledighet som skyldes at en person fratrer, mens en annen ennå ikke er tilsatt i stillingen. Her er det vanskelig å si hvilken bestemt person det er tale om, men det foreligger likevel et vikariat.
Hvor flere tjenestemenn arbeider deltid, kan det også tenkes at vikariatet dekker brøker av flere stillinger. Dette er i orden så lenge det er samsvar mellom summen av stillingsbrøkene og antall vikarer på dette grunnlaget. I denne forbindelse må det presiseres at vikariater ikke skal benyttes som «ekstrahjelp». I så fall har man benyttet uriktig betegnelse på tilsettingsforholdet.
Tjml. §§ 2, 4 og 5 gjelder ikke «tilsettinger eller konstitusjoner for kortere tid enn seks måneder», se lovens § 6 nr. 1. Se også i denne forbindelse § 6 nr. 2 som gir mulighet til, ved reglement, å legge tilsettingsretten til andre enn bestemt i § 5 ved tilsetting av tjenestemenn for en kortere tid enn ett år. Se også nr. 3 som gir adgang til, ved reglement, å fravike innstillingsreglene for slike tilsettinger.
Vikariater skal i prinsippet kunngjøres offentlig, jf. tjml. § 2. Se dog adgangen til å fastsette avvikende regler i reglement, jf tjml. § 2, samt § 6 nr. 1.
Vikariatet opphører når stillingens faste innehaver inntrer i stillingen. Når dette skjer, fratrer vikaren uten oppsigelse. Etter § 7 nr. 2 tredje ledd har vikaren, om tjenesten har vart «mer enn ett år», krav på minst en måneds varsel. Dette betyr at vikaren ikke må fratre om stillingens faste innehaver inntrer i stillingen før det er gått en måned fra varslet er gitt.
Etter tjml. § 13 har tjenestemenn på visse vilkår fortrinnsrett til ny stilling og rett til ventelønn. Slik fortrinnsrett kan etter forskriftenes § 7 nr. 2 bokstav c, ikke gjøres gjeldende av vikarer som har «mindre enn fire års sammenhengende tjeneste».
Etter § 13 nr. 6 kan vikarer gis ventelønn såfremt vedkommende har mer enn fire års tjeneste. Se i denne forbindelse forskriftene § 11 som nærmere regulerer ventelønnsspørsmålet.
Vikarer som blir «reengasjert» eller går over fra det ene vikariatet til det andre vil, innenfor de rammer som er satt opp etter tjml. § 9 annet ledd og § 10 nr. 1 annet ledd, få tjenestetiden medregnet i den grad det kan sies å foreligge «sammenhengende tjeneste». Se SPH pkt. 2.8.4 om beregninger av tjenestetid og SPH pkt. 2.8.3.12 om oppsigelse av vikarer.
Vikariater kan også avløses av andre midlertidige tilsettingsformer og omvendt. I relasjon til intern fortrinnsrett etter tjml. § 13 nr. 1 må det siste tilsettingsforholdet være avgjørende. Om dette er et vikariat, oppnås ikke fortrinnsrett til ny tilsetting før vikaren har mer enn fire års «sammenhengende tjeneste», se forskriftene til tjml. § 7. Imidlertid medregnes her tjenestetiden i de andre midlertidige tilsettingsforholdene innenfor de retningslinjer som er fastsatt i medhold av § 9 annet ledd og § 10 nr. 1 annet ledd.
Avslutningsvis vil FAD presisere viktigheten av at vikarbetegnelsen bare blir benyttet på de forhold som omhandles i tjml. § 3 nr. 2 bokstav c. Uriktige betegnelser vil føre til misforståelser og uklarheter omkring de tilsattes tilsettingsvilkår og rettigheter. Særlig gjelder dette forskjellen på «vikarer» og «ekstrahjelp» som er nevnt ovenfor, se tjml. § 3 nr. 2 bokstav a. Det er også viktig at man bare benytter én av lovens hjemler for midlertidighet, ikke f.eks. både tidsbegrensning (§ 3 nr. 2 bokstav a) og vikar (§ 3 nr. 2 bokstav c), da dette skaper uklarhet om fratredelsestidspunktet, se § 7 nr. 2.