Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) viser til endring av forskrift 15. desember 2000 om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften). Forskriftsendringen er gjennomført for å avklare arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post m.v. «M.v» innebærer at forskriften gjelder tilsvarende for arbeidsgivers gjennomsyn og innsyn i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstakerne til bruk i arbeidet ved virksomheten.

Arbeidsgiver kan kun kreve innsyn dersom et av to forhold foreligger;

–  fordi det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten,

eller

–  ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Dersom arbeidsgiver ønsker innsyn skal arbeidstakeren, så langt som mulig, varsles om at innsyn vil bli foretatt, og gis anledning til å uttale seg.

Ved arbeidsforholdets opphør skal arbeidstakers e-postkasse m.v. avsluttes, og det innholdet som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten, slettes innen rimelig tid.

Forskriften er gitt med virkning fra 1. mars 2009, og merknader til forskriften er lagt ut på FADs hjemmeside.

Hva kan gjøres lokalt?

Det kan ikke avtales eller instruksfestes vilkår for arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post som gir arbeidstaker dårligere vern enn forskriften. Partene kan fritt inngå avtaler som inneholder presiseringer av forskriftens bestemmelser eller som gir arbeidstaker bedre vern enn forskriften.

Den enkelte virksomhet kan med fordel vurdere behovet for å fastsette egne retningslinjer for bruk av Internett og e-post, innenfor rammene av personopplysningsloven og forskriftene til den. Når det gjelder bruk av Internett vil det bl.a. være naturlig å se på hvilke krav til aktsomhet som den enkelte bør utvise, og hva som betraktes som brudd på arbeidskontrakten. Se Datatilsynets hjemmeside vedrørende utarbeidelse av egne e-postretningslinjer.

Av de forhold som bør omtales i e-postretningslinjer er bl.a. behandling av sensitiv informasjon, vedlegg, forhåndsvisning, sletting og oppretting av egne mapper merket «Privat» eller «Personlig» for innhold av personlig og privat karakter. Her kan det også være naturlig å avtale eller gi nærmere instruks for bruk av hjemmekontorutstyr og bærbart utstyr.