Søk i Statens personalhåndbok
Detaljert søk
Dato: 16.01.2006Til: Statsforvaltningen og RiksrevisjonenGjelder: Statens personalhåndbok pkt. 9.3
Den 5.,14. og 20. desember 2005 ble det ført forhandlinger om endringer i ” Særavtale for reiser utenlands for statens regning”.
Avtalen er endret med virkning fra 01.01.06.
Den reviderte særavtale med vedlagte satser for kost og nattillegg følger i sin helhet.
De vesentligste endringer finner man i følgende paragrafer:
Det er nå samme sats som for innland.
Bestemmelsen er ny.
Reiseulykkesforsikring er hevet til 30 G.Bestemmelsen om adgangen til å søke om forhøyet forsikring på visse vilkår er bortfalt.
I tillegg til dette er det en rekke mindre endringer og presiseringer i avtalen. Det er også foretatt noen språklige endringer samt visse harmoniseringer mot ”Særavtale for reiser innenlands for statens regning.”
Det er videre foretatt en omfattende gjennomgang av departementets kommentarer. Kommentarer som ikke lenger er relevante er fjernet, andre kommentarer er omskrevet.
Den nye avtale gjelder fra 1. januar 2006 til 31. desember 2008.
b) Tjenestereise: Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag forarbeidsgiver/oppdragsgiver.
c) Oppdragssted: Område som kan dekkes med utgangspunkt fra samme overnattingssted. Det kan forekomme flere oppdragssteder på en tjenestereise.
d) Døgn: Med døgn menes i denne avtale 24 timer regnet fra det klokkeslett reisen begynner.
e) Natt: Med natt menes i denne avtale tiden mellom kl. 2200 og kl. 0600.
1. Reisen skal foretas på den for statens hurtigste og rimeligste3 måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget, når man herunder samlet tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av tjenesten.
2. Der det er inngått rabattavtale4 m.v. plikter arbeidstaker å benytte disse i forbindelse medreisen så langt det er mulig, jf. dog pkt. 1.
3. Hvis det gis rabatter, skal disse i størst mulig grad benyttes dersom dette ikke fører tilforlenget reise eller vesentlig redusert standard.
4. Ved fravik fra godkjent reiserute grunnet personlig forhold, opphører forsikring etter dennesæravtale for den del av reisen som fraviket gjelder.
1. Ved bruk av rutegående transportmidler skal følgende utgifter legitimeres:5
a) Rutefly. b) 1. klasse tog. c) Beste klasse skip.
2. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten legitimasjon.
1. Det skal innhentes forhåndssamtykke7 fra arbeidsgiver/oppdragsgiver dersom egen bil skal benyttes i stedet for rutegående transportmidler. Den faktiske reiserute og tid skal godkjennes på forhånd og spesifiseres på reiseregningen8.
2. Godtgjørelse for bruk av egen bil etter punkt 1 godtgjøres tilsvarende satsen innenlands, jf. § 6 pkt. 2 a) Særavtale for reiser innenlands9.
3. Når flere som har krav på skyssgodtgjørelse reiser i samme bil, tilstås bileieren et tillegg tilsvarende satsen på reiser innenlands10.
1. Legitimert11:
a) Utgifter til soveplass/hotellrom (dersom det ikke beregnes nattillegg).
b) Utgifter til drosje.
c) Parkeringsutgifter, maksimalt 2 uker.
d) Utgifter til transport av bagasje. Ved flyreiser dekkes nødvendige utgifter for overvekt.
e) Andre transportutgifter under opphold på oppdragsstedet.
f) Flyplassavgift.
g) Utgifter til pass og eventuelt visum dekkes bare når dette er nødvendig for å gjennomføre reisen12.
h) Vaksinasjon/medisiner som av klimatiske eller helsemessige grunner er nødvendig på reisen/oppdragsstedet.
i) Provisjonsbetaling ved kjøp/salg av utenlandsk valuta. Innen 1 måned etter reisens avslutning dekkes kurstap ved returveksling.
j) Utgifter til tjenestlig begrunnede telefonsamtaler, telefakser og e-post/ internettmeldinger o.l.
k) Utgifter til korte private telefonsamtaler.
l) Nødvendige utgifter til vask og rens av tøy13.
m) Andre strengt nødvendige utgifter med bakgrunn i oppdragets eller reisens karakter14.
2. Ulegitimert15:
a) Utgifter til nødvendig oppbevaring av bagasje.
b) Mindre utlegg til bærere, pikkoloer eller lignende når utleggene har tilknytning til reisen/oppdraget.
c) Parkometerutgifter, bom-, bru- og tunnelutgifter, piggdekkavgift o.l.
2. Kostgodtgjørelse beregnes slik:
a) For reiser fra og med 6 og inntil 12 timer tur/retur bopel/arbeidssted: 2/3 av kostsatsen for vedkommende land.
b) For reiser fra og med 12 timer tur/retur bopel/arbeidssted: full kostgodtgjørelse for vedkommende land.
c) For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn.
3. Under reise til og fra oppdragsstedet beregnes kostgodtgjørelse og eventuelt nattillegg etter de satser som gjelder for oppdragsstedet.
Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kostgodtgjørelse for det land hvor arbeidstakeren oppholdt seg lengst.
4. Kostgodtgjørelse avkortes16 dersom kost er inkludert i billettutgiftene.
5. Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, skal det foretas måltidstrekk17 i kostgodtgjørelsesberegningen.
1. Ulegitimert nattillegg18 beregnes etter de satser som gjelder for vedkommende land19 som er oppført i vedlegg 1 til denne særavtale. Tillegget tilstås når 5 timer eller mer av natten tilbringes utenfor bopel.
Ved opphold underveis som medfører overnatting, beregnes nattillegg for vedkommende oppholdssted.
2. Nattillegg tilstås ikke når utlegg til soveplass på tog, skip, ferge eller fly er inkludert i billettutgiftene. Det tilstås administrativ forpleining.
3. Legitimerte utgifter til dagopphold på minst 6 timer på hotell o.l., dekkes i følgende tilfeller:
a) Ved tjenestlig behov med bakgrunn i oppdragets karakter.
b) I påvente av transport.
4. Når faktiske utlegg til hotellrom/overnatting20har oversteget nattillegget på oppdragsstedet, dekkes legitimert utgift som overstiger nattillegget med inntil 50 %. Arbeidsgiver/oppdragsgiver kan i spesielle tilfeller gi forhåndssamtykke til dekning av nødvendige legitimerte merutgifter til overnatting som overstiger nattillegget med mer enn 50 %.
5. For særskilte byer med høye hotellpriser som nevnt i vedlegg 2, kan de faktiske utlegg til hotell overstige satsene for nattillegget med inntil 75 %. Det skal i slike tilfelle gis en særskilt begrunnelse.
1. For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis en kompensasjon på 15 minutter pr. reisetime.
2. Bestemmelsen skal ikke virke begrensende i forhold til andre ordninger som eksisterer.
3. Dersom beregnet reisetid ikke kan gis som fritid utbetales timelønn etter C-tabellen, 37,5 timers satsen, for beregnet reisetid.
4. Det gis ikke kompensasjon for 8 timer av natten når arbeidstakeren har rett til ulegitimert nattillegg/soveplass. Tid som tilbringes på hotell eller lignende regnes ikke som reisetid.
1. Ved deltakelse på kurs, seminarer, konferanser eller tjenestereiser hvor oppholdet (kost og/eller natt) er dekket av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, skal kostgodtgjørelse og nattillegg ikke beregnes. Det tilstås administrativ forpleining.
Arbeidstaker er pliktig til å benytte de hotellavtaler som den enkelte virksomhet er bundet av22.
For fram- og tilbakereisen beregnes kostgodtgjørelse og eventuelt nattillegg dersom reisetiden en vei overstiger 6 timer, jf. § 8 punkt 2 og § 9.
2. Enkeltmåltider som ikke dekkes under oppholdet, dekkes etter regning pr. måltid begrenset oppad til måltidstrekkene23.
1. Ved tjenestereise som finner sted etter offisiell innbydelse fra utenlandske myndigheter, internasjonale organisasjoner m.v. og innbyderen dekker oppholdsutgiftene, skal arbeidstakeren ikke beregne kostgodtgjørelse eller nattillegg. Eventuelle utgifter etter § 7 dekkes etter regning. På selve fram og tilbakereisen beregnes kostgodtgjørelse og eventuelt nattillegg for vedkommende land.
Enkeltmåltider som ikke dekkes under oppholdet, dekkes etter regning pr. måltid begrenset oppad til måltidstrekkene.24
1. For skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig bruk, erstattes et sannsynliggjort26 tap med inntil kr. 30 000. Erstatningssøknader27om dekning av tap eller skade av reisegods etter denne særavtale, avgjøres av den enkelte arbeidsgiver/ oppdragsgiver. FAD kan i spesielle tilfeller samtykke i at det gis erstatning utover kr. 30 000 for nødvendige personlige eiendeler som medtas av tjenestelige28grunner.
Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet.
2. Reiseulykke29 som medfører død30 eller medisinsk invaliditet31erstattes med 30 G.
I områder der arbeidstakere som er omfattet av ”Særavtale for tjenestegjøring i internasjonale fredsoperasjoner” tjenestegjør, kan det på forhånd søkes FAD om tilsvarende forsikringsdekning32 for arbeidstakere som foretar tjenestereiser til de samme områder.
Dersom det ikke finnes etterlatte, utbetales 2 G til dødsboet.
Erstatning etter punkt 2 kan avkortes dersom arbeidstakeren har utvist grov uaktsomhet.
3. I Norden er arbeidstaker dekket av nordisk konvensjon etter folketrygdloven § 1-3. Ved opphold utenfor Norden dekker den enkelte virksomhet nødvendige utgifter til behandling av sykdom og/eller skade på reise for statens regning, samt legitimerte utgifter til hjemtransport som ikke dekkes av folketrygden eller andre ordninger.
4. Ved fravik fra godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikring etter denne særavtale for den del av reisen som fraviket gjelder.
5. I tilfelle andre forsikringsordninger33 kommer til anvendelse hvor staten er selvassurandør, ytes erstatning etter den ordning som gir høyest utbetaling.
Dersom reisen er betalt med kredittkort som utløser forsikring og arbeidsgiver har betalt årsavgiften, utbetales erstatning etter denne forsikring. Dersom erstatningen etter denne særavtale er høyere enn den kredittkortbaserte forsikringen, utbetales kun differansen.
1. Arbeidsgiver kan ut fra tjenestelig behov dekke årsavgift34for kredittkort .
2. Gebyr ved bruk av kredittkort dekkes mot dokumentasjon for tjenesterelevant veksling eller betaling.
1. Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema35 og sendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og innen 1 måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt.
2. I reiseregningen føres alle utlegg opp i den valuta de er betalt i. Omregning til norske kroner skjer etter bankens salgskurs på den tiden reisen fant sted. I reiseregningen skal den omregningskurs som er benyttet, alltid oppgis. Om mulig skal den bekreftes ved vekslingsnota/notaer.
3. Forskudd36 på utgifter til reisen kan anvises. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke anvises før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp.
4. Hvis regning for reiser som det er mottatt forskudd for, ikke er innlevert før fristens utløp, kan forskudd helt eller delvis kreves tilbakebetalt37. Dette gjøres enten kontant eller gjennom avtale om trekk i lønn.
5. Ved bruk av egen bil skal den faktiske reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen.
6. Arbeidsgiver/oppdragsgiver kan bestemme at faktura for reise skal sendes direkte til ham.
7. Har ikke arbeidstakeren selv utgifter som skal dekkes etter denne særavtale, skal arbeidstakeren oppgi i reiseregningen hvem som har dekket utgiftene. Arbeidstakeren som har dekket (hele) regningen, anfører på sin reiseregning hvem regningen gjelder for.
1. De nye satser for kostgodtgjørelse og nattillegg følger som vedlegg 1 til denne særavtale. Satsene forhandles ved utgangen av hvert kalenderår med henblikk på eventuelle reguleringer.
2. Dersom det i avtaleperioden oppstår svingninger i valutakurser på minst 15 % i forhold til de kurser som er lagt til grunn ved fastsettelse av gjeldende kostgodtgjørelse og nattillegg, vil det hvert kvartal bli vurdert hvorvidt satsene skal opp eller nedjusteres.
Avtalen gjøres gjeldende med virkning fra 1. januar 2006 og gjelder fram til 31. desember 2008.
Fornyings- og administrasjonsdepartementets kommentarer:
1 Særavtalen gjelder ikke stipendreiser. Unntak gjøres i tilfeller hvor virksomheten har en vesentlig interesse av at reisen utføres. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.
Særavtalen gjelder pålagte og/eller godkjente reiser som ansatte foretar for å presentere egne og/eller forskningsgruppens/instituttets forskningsresultater.
2
I de tilfeller der oppholdet blir noe forlenget pga. uforutsette hendelser, gjelder særavtalens satser som for de første 28 dager. Blir forlengelse av oppholdet utover 28 dager skal tillatelse innhentes fra arbeidsgiver/oppdragsgiver.
Den reduserte satsen opprettholdes inntil 2 måneder. I spesielle tilfeller kan den forlenges med ytterligere 3 måneder.
3
4 I forbindelse med inngåtte rabattavtaler, for eksempel hotellavtaler, kan arbeidsgiver pålegge arbeidstaker å benytte disse. Arbeidstakeren kan i slike tilfelle ikke kreve ulegitimert nattillegg for oppdragsstedet.
Om trekk av kost i slike tilfeller se § 8 pkt 5.
5 Arbeidstaker kan ikke privat benytte eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på tjenestemannslovens § 20.
Det skal innhentes forhåndssamtykke fra arbeidsgiver/oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle for at 1. klasse/businessklasse kan benyttes dersom dette vil være hensiktsmessig for utførelsen av oppdraget.
6 Forhåndssamtykke til å benytte ikke-rutegående transportmidler, kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle.
Hensikten med at det på reiseregningen skal redegjøres for årsaken til at ikke-rutegående transportmiddel er benyttet uten forhåndssamtykke, er at arbeidsgiver/oppdragsgiver skal gis anledning til å vurdere hensiktsmessigheten av å benytte det valgte transportmiddel. Der arbeidsgiver/oppdragsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3 nr. 1, kan arbeidsgiver/oppdragsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes.
7 Der arbeidsgiver/oppdragsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3, kan arbeidsgiver/oppdragsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes.
Forhåndssamtykke kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle.
Etter samtykke kan det, der det er rimeligst for staten, tilstås kjøregodtgjørelse tilsvarende kilometersatsen for egen bil for visse reiser der arbeidstakeren ikke er med i bilen. Dette gjelder reiser tur/retur flyplass og lignende der arbeidstakeren blir kjørt/hentet. Vedkommende som står for transporten, blir i slike tilfeller ikke omfattet av denne særavtalen.
8 Den distanse det kreves kilometergodtgjørelse for, må det spesifikt redegjøres for på reiseregningen. Når utgangs- og endepunktet for reisen er egen bolig/arbeidssted, beregnes kilometergodtgjørelse for hele reisen.
Ved bruk av egen bil av personlige grunner så skal skyssgodtgjørelsen beregnes som om reisen var foretatt med rimeligste rutegående transportmidler (tog, buss, fly m.v.). Kostgodtgjørelse og nattillegg blir også å beregne som om rimeligste rutegående transportmidler var benyttet.
9 Kilometersatsen pr. 01.01.06 er kr. 3,00.
10 Kilometersatsen er pr. 01.01.06 kr. 0,50 pr. passasjer.
11 I land hvor det ikke er vanlig å gi kvittering for slike utgifter, er ikke legitimasjonsplikten absolutt.
12 Pass er den eneste gyldige legitimasjon i alle land omfattet av Schengenavtalen.
13 Rens og vask gjelder spesielt i forbindelse med tilgrising av tøy som det er nødvendig å få renset/vasket av hensyn til fortsatt bruk under tjenesteoppdraget.
14 Det må redegjøres for årsaken til utgiftene på reiseregningen.
15Se note 14.
16Det foretas ikke trekk for måltider på fly eller andre lignende enklere måltider.
17Dersom ett eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsen.
Trekk i kostgodtgjørelsen beregnes som følger:
Frokost 10 %,
Lunsj 40 %,
Middag 50 %.
Når alle måltider er dekket, utbetales en særskilt godtgjørelse på kr. 60,- for hver 24. time. Godtgjørelsen, som administrativt er fastsatt av FAD, er ment å dekke mindre ulegitimerte utgifter som arbeidstakeren har gjennom døgnet.
18 Ulegitimert nattillegg utbetales uten at vedkommende arbeidstaker behøver å redegjøre for hvor overnatting har funnet sted. Av skattemessige årsaker bør navn på hotell oppgis på reiseregningen.
Ved overnatting på hotell etter regning faller nattillegget bort.
19 Hvis reisen medfører overnatting i Norge, starter og/eller avsluttes utenlandsreisen ved avgang/ankomst til overnattingsstedet i Norge.
20Se note 14.
21Den administrative bestemmelse i PM nr. 14/2002 (SPH pkt. 10.26) vil bli endret i samsvar med dette.
22Arbeidstaker er pliktig til å benytte hotell som anvises av arbeidsgiver. Arbeidstaker vil i slike tilfelle ikke få utbetalt en eventuell differanse mellom hotellpris og ulegitimert nattillegg.
23Se note nr. 17.
24Se note nr. 17.
25Statlig arbeidsgiver/oppdragsgiver har ikke anledning/fullmakt til å tegne og/eller dekke premien for tegning av enkeltstående (private) reise- og/eller ulykkesforsikringer.
26Det er ikke nødvendig å fremlegge regning som dokumentasjon for kjøp av ny gjenstand, men nok at man sannsynliggjør den tapte gjenstands verdi.
27Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.
28Arbeidstaker eller andre som reiser for statens regning, bør tegne egen privat forsikring for spesielt kostbare/verdifulle gjenstander som er medbrakt, og dette ikke er av tjenestelige grunner.
I de tilfeller der det ikke kan utbetales erstatning etter denne særavtale, eller etter eventuelle egne forsikringer, kan det søkes om erstatning etter bestemmelsene i Kgl. res. av 10. juni 1983 om erstatning ved skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten (SPH pkt. 10.22/Kgl. res. 10. juni 1983). Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noen av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes egenandel etter ovennevnte resolusjon av 10. juni 1983.
29Dødsfall som skyldes reiseulykke, utløser en erstatning på 30 G. Dersom dødsårsaken ikke skyldes reiseulykke, men har sin naturlige årsak, gis de etterlatte etter statstilsatte en erstatning tilsvarende hovedtariffavtalen (HTA) § 23 nr. 2. Dersom arbeidstaker får en skade som går inn under definisjonen yrkesskade etter § 24 nr. 1, utbetales en erstatning tilsvarende HTA § 24.
30Erstatning utbetales tilsvarende hovedtariffavtalen § 23 nr. 5 og 6.
31Her legges folketrygdlovens invaliditetstabell til grunn, se forskrift til folketrygdloven.
32Forsikringsdekning etter denne avtale er inntil 65 G.
33F. eks. bilansvarsloven, yrkesskadeforsikringsloven.
34Arbeidstakere kan ikke pålegges å skaffe seg kredittkort til bruk på tjenestereise.
35Av budsjettmessige grunner er det viktig at tidsfristen for oppgjør overholdes. Krav som leveres etter 3 år, foreldes.
Etter § 1 pkt. 2 skal samtykke til å foreta reiser for statens regning innhentes før reisen finner sted. Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser for statens regning når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen eller på annen måte godkjent reisens formål. På reiseregningen eller vedlegg til denne, skal det i slike tilfelle gis begrunnelse for nødvendigheten av reisen der denne ikke klart fremgår av reisens formål.
36Dersom flere skal reise sammen (gruppe), kan en person ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen.
Forskudd skal grovt anslått dekke de totale utgifter til reisen. Det kan ikke innføres ordninger som fratar arbeidstakeren retten til å ta ut reiseforskudd.
De som får dekket årsavgift for kredittkort, kan normalt ta ut til eventuelle tilleggsutgifter til transport, samt 25 % av det som tilsvarer nattillegg og kostgodtgjørelse for reisen.
37Avtale om tilbakebetaling av forskudd skal inngås skriftlig, senest ved utlevering av forskuddet.
Kontaktpersoner:Svein-Erik Skamo, 22 24 49 07, Even Monsrud, 22 24 48 73, Kim Raubakken, 22 24 48 72.