Det kongelige moderniseringsdepartement

PM 2005-18
Ny utgiver av Statens personalhåndbok - endring i bestillingsrutinene

Dato: 20.12.2005
Til: Statsforvaltningen og Riksrevisjonen
Gjelder: Statens personalhåndbok pkt Forord

Fra 1. januar 2006 overtar Departementenes Servicesenter (DSS – som fram til 31.12.2005 er kjent som Statens forvaltningstjeneste) ansvar for utgivelse og distribusjon av Statens personalhåndbok (SPH) i trykt og elektronisk form. Dette innebærer tre vesentlige endringer:
- En ny internettversjon av SPH
- Bortfall av Personalmeldinger (PMer) i trykt form
- Nye rutiner for betalte abonnement

Ny internettversjon – www.sph.dep.no
Som en del av Odin-tjenesten er det opprettet en ny tjeneste for visning av SPH på internett, med gratis tilgang for alle. Løsningen er i en testfase, og blir i løpet av kort tid tilgjengelig på adressen www.sph.dep.no. I første omgang er det 2005-utgaven av SPH som er lagt ut; i løpet av januar/februar vil komplett elektronisk versjon av 2006-utgaven legges ut, og en del rettinger og justeringer i løsningen foretas.

Vi håper at brukerne finner løsningen nyttig, og at den for mange brukere som har sporadisk bruk for å finne opplysninger i SPH vil erstatte behovet for fysisk bok. De som bruker SPH mye vil fortsatt kunne ha nytte av den fysiske boka, men vil i tillegg kunne bruke stikkords- og søkefunksjonene i nettversjonen for raskt å finne relevant stoff. Nettversjonen gir også mulighet for kopiering av tekst i forbindelse med saksbehandling.
Alt innhold finnes også i utskriftsvennlig versjon.

Vi ber om forståelse for at 2005-utgaven av SPH i elektronisk versjon inneholder en del svakheter og feil når det gjelder lenker, funksjonalitet og manglende PMer, men innholdet er i samsvar med boka, og kan trygt brukes som referanse. 2005-utgaven vil ikke lenger være tilgjengelig når 2006-utgaven foreligger.

Epostvarsling av PMer
En viktig nyhet ved SPH på nett er muligheten for å tegne seg for automatisk epostvarsling når det kommer nye Personalmeldinger. For å motta varsel må hver enkelt bruker registrere seg i løsningen og opprette en varsling. Dette gjøres ved å velge Varsling/Logg inn i toppmenyen og fylle ut de nødvendige feltene.

Vi ber om at alle som hittil har fått tilsendt PMer i posten (enten fordi de har tegnet et betalt abonnement eller fordi de er statlige gratismottakere) tegner seg på varslingstjenesten.

Eksisterende internettløsning
Statlige brukere har hatt gratis tilgang til en adgangsbegrenset elektronisk nettversjon i regi av Gyldendal Rettsdata. Denne versjonen vil videreføres for betalende abonnenter (som også har tilgang til lovkommentarer og annet tilleggsstoff som ikke er del av SPH), mens statlige gratisbrukere ikke lenger vil kunne bruke denne versjonen. I en overgangsperiode vil det fortsatt være tilgang til Gyldendals løsning, men denne tilgangen vil kunne opphøre i løpet av januar/februar 2006.

Slutt på utsendelse av Personalmeldinger i posten
I 2005 og foregående år har Personalmeldinger blitt sendt ut i mange tusen eksemplarer til statlige virksomheter og til betalende abonnenter. Denne ordningen har sikret rask tilgang til PMene for de viktigste brukerne, men har vært en svært kostbar løsning. Dessuten har mer tilfeldige brukere av SPH ikke hatt enkel tilgang til PMene.

I forbindelse med lansering av ny nettversjon av SPH har derfor Moderniseringsdepartementet med virkning fra 01.01.2006 besluttet å stoppe all utsendelse av trykte PMer og i stedet tilby epostvarsling og publisering av PMene på internett. Utskriftsversjon av PMene vil kunne dekke behovet for lokal arkivering av PMer.

Vi ber om at alle som hittil har fått tilsendt PMer i posten, enten fordi de har tegnet et betalt abonnement eller fordi de er statlige gratismottakere, tegner seg på varslingstjenesten. Varslingstjenesten er gratis, og tilgjengelig for alle. Se www.sph.dep.no/varsling

Distribusjon av Statens personalhåndbok
Personalhåndboken sendes ut etter adresselister som er utarbeidet etter innhentet behovsoppgave fra de enkelte departementer mv. Personalhåndboken og Hovedtariffavtalen i staten blir distribuert av Departementenes servicesenter (DSS – tidligere Statens forvaltningstjeneste).

Dersom man ønsker flere eksemplarer av den trykte utgaven av personalhåndboken, må søknad med begrunnelse sendes gjennom fagdepartementet til Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Ekstra eksemplarer utover det som tildeles via fagdepartementene, kan eventuelt kjøpes gjennom abonnement/løssalg. (Se nedenfor)
 

Nye rutiner for betalte abonnement
Gyldendal Rettsdata har i en årrekke stått for produksjon av Statens personalhåndbok på vegne av Moderniseringsdepartementet. Statens forvaltningstjeneste (DSS fra 01.01.2006) har besørget distribusjon til statlige gratismottakere av Statens personalhåndbok, Hovedtariffavtalen/ Lønnsplanhefter og Personalmeldinger, mens Gyldendal har tilbudt betalt abonnement for mottakere utenfor statlig sektor og statlige mottakere som har ønsket flere eksemplarer enn de gratiseksemplarene de har fått innvilget.

Fra 01.01.2006 tilbyr DSS et abonnement som innebærer at henholdsvis Statens personalhåndbok og Hovedtariffavtalen (med lønnsplanhefte) sendes ut til abonnentene så snart de foreligger. Personalmeldinger inngår ikke i abonnementet, da de bare publiseres på internett og kan varsles pr. epost. Abonnementet tegnes for hele kalenderår, og kan startes når som helst på året. Abonnenten vil – dersom abonnementet starter i løpet av året – få tilsendt eventuelle utgivelser som er kommet ut før abonnementet tegnes.

Ett års abonnement koster for 2006 kr. 590 og tegnes ved å benytte bestillingsskjema som ligger på www.sph.dep.no eller ved å kontakte:

Forlagsentralen
DS-avdelingen / SPH
Postboks 150 Furuset
1001 Oslo

Telefon 2232 9800  Telefax 2232 9801 
e-post sph@forlagsentralen.no

NB. Alle eksisterende betalende abonnenter fra 2005 vil få tilsendt delvis utfylt bestillingsskjema med mulighet til å fornye eksisterende abonnement. Ved å bruke dette skjemaet forenkles prosessen både for bestiller og leverandør.

Kjøp av enkelteksemplarer
Statens personalhåndbok vil som før være tilgjengelig i bokhandelen, som vil kunne skaffe bøker på få dager, og fra nettbokhandler. Det vil også være mulig å bestille SPH og Hovedtariffavtalen direkte fra nettstedet www.sph.dep.no og fra Forlagsentralen (se adresse ovenfor).

I løssalg blir prisen på Statens personalhåndbok kr. 490,-.
Hovedtariffavtalen med lønnsplanhefte (som vanligvis utkommer på sensommeren) vil koste kr. 100,-.
SPH vil kunne leveres portofritt ved bestilling fra Forlagsentralen, for enkelteksemplarer av Hovedtariffavtalen vil det tilkomme et gebyr for porto og ekspedisjon på kr. 30,- pr. forsendelse.
Nettbokhandlene har ulike betingelser, men mange tilbyr portofri utsendelse over en viss prisgrense.

Dato for utsendelse av 2006-utgaven
På grunn av store endringer i Arbeidsmiljøloven som måtte inn i ny versjon av SPH har utgivelsen blitt noe forsinket i forhold til normal framdrift. Vi regner med at 2006-utgaven er klar for utsendelse tidlig i februar 2006.
 

Spørsmål og kommentarer til omleggingen
Vi er takknemlige for innspill som kan forbedre både trykte versjoner og nett-tjenesten.
Vi ber om at henvendelser i størst mulig grad sendes på epost – oppgi gjerne telefonnummer så vi kan ringe tilbake etter behov.
Send epost til sph@ft.dep.no

Kontakt i Moderniseringsdepartementet (fra 01.01.2006: Fornyings- og administrasjonsdepartementet): Isabel Rivas  isabel.rivas@fad.dep.no tlf. 22 24 48 41
Kontakt i Statens forvaltningstjeneste (fra 01.01.2006: Departementenes Servicesenter):
Petter Thorsrud petter.thorsrud@ft.dep.no 22 24 91 90.